Politică de Confidențialitate

Ne bucurăm de vizita ta pe paginile noastre web și dorim să îți furnizăm câteva informații esențiale referitoare la angajamentul nostru privind securitatea și confidențialitatea datelor personale. Când vizitezi site-ul www.autoklasen.ro, când ne contactezi sau când apelezi la serviciile noastre, ne încredințezi informațiile tale.

Prin „Website-urile Auto Klasen" înțelegem orice pagină web (website, landing page etc.) deținută sau administrată de Auto Klasen S.R.L. Scopul acestei Politici de confidențialitate este să îți explice ce date prelucrăm, de ce le prelucrăm, cât timp le păstrăm, dacă și cui le transmitem și, în general, ce facem cu ele. Nu comercializăm și nu folosim în alte scopuri decât cele declarate datele tale personale.

Te rugăm să consulți această secțiune în mod regulat, deoarece politica poate suporta modificări sau actualizări. Orice modificare semnificativă va fi notificată prin afișare pe site și/sau prin e-mail. În completarea acestei politici, te rugăm să consulți și Politica de cookie-uri.

Cine suntem noi

AUTO KLASEN S.R.L. are punctul de lucru în Bulevardul Theodor Pallady 287A, Sector 3, București, este înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr. J40/10766/2008, având codul de înregistrare fiscală 24074030.

Date de contact pentru chestiuni privind protecția datelor:
E-mail: gdpr@autoklasen.ro
Telefon: 0371 71 91 91

Definiții

Când spunem „GDPR" ne referim la Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.

„Date cu caracter personal" reprezintă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată").

Utilizarea Website-urilor Auto Klasen

Accesând sau utilizând orice parte/funcție a Website-urilor Auto Klasen, te angajezi să accepți și să respecți termenii, condițiile și politicile menționate și/sau disponibile prin hyperlink și confirmi că ai vârsta legală în conformitate cu legislația națională aplicabilă. Dacă nu accepți termenii, condițiile și politicile prezentate, te rugăm să nu continui accesarea site-ului și/sau utilizarea serviciilor noastre.

Dreptul de proprietate intelectuală

Conținutul Website-urilor Auto Klasen — imagini, texte, elemente de grafică web, scripturi, software, drepturi de proiectare și de model, mărci înregistrate — constituie proprietatea Auto Klasen S.R.L. și este apărat de legile privind dreptul de autor, drepturile conexe și proprietatea intelectuală și industrială. Folosirea fără acordul Auto Klasen S.R.L. a oricăror elemente enumerate mai sus se pedepsește conform legislației în vigoare. Te rugăm să raportezi orice eventuală încălcare a dreptului de autor la adresa gdpr@autoklasen.ro.

De unde colectăm date despre tine

În general, datele personale pe care le colectăm sunt furnizate de tine prin e-mail, prin intermediul formularelor de pe Website-urile Auto Klasen, prin chat-ul live de pe site, prin rețelele de social media sau în timpul vizitelor la sediul nostru.

Ocazional, când suntem în proces de recrutare, este posibil să colectăm date din platformele online specializate (eJobs, LinkedIn etc.) sau din CV-urile pe care ni le trimiți.

De asemenea, colectăm date cu caracter personal prin intermediul Formularului de Constatare Amiabilă de Accident disponibil online, completat de tine în urma unui eveniment rutier în care ai fost implicat.

Cum utilizăm datele cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv în scopurile descrise mai jos, în conformitate cu prevederile GDPR și ale legislației naționale aplicabile. Prelucrarea are loc doar în măsura necesară atingerii scopului, pe baza unui temei legal valabil pentru fiecare activitate în parte. Mai jos sunt detaliate, pentru fiecare scop, categoriile de date, temeiul legal, destinatarii, perioadele și locul stocării.

1. Când interacționezi cu noi prin canalele de contact, chat sau social media

Dacă ne contactezi folosind datele din paginile/formularele de contact ale Website-urilor Auto Klasen, prin chat-ul live disponibil pe site sau prin funcțiile de mesagerie ale rețelelor de socializare (feedback, sesizări, solicitări de informații etc.), vom folosi datele tale de contact pentru a-ți oferi informații despre serviciile noastre, pentru a soluționa situația semnalată și pentru a ne îmbunătăți serviciile.

• Date personale: nume, prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, adresă IP, cookie ID, conținutul mesajelor transmise în chat, date făcute publice pe profilul tău de social media și orice alte date pe care ni le trimiți voluntar.
• Temei legal: demersuri precontractuale la cererea ta (Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR) și interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor și de a ne îmbunătăți serviciile (Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR).
• Destinatari: furnizori de servicii IT (găzduire și stocare de date), furnizorul de procesare a formularelor (Formspree), furnizorul serviciului de inteligență artificială pentru chat (OpenAI), platformele de social media, autorități, dacă legea o impune.
• Durata stocării: nu păstrăm comunicările mai vechi de 1 an de la data ultimei interacțiuni.

Chat live cu asistență AI și operator uman

Site-ul nostru pune la dispoziție un serviciu de chat live dezvoltat intern și găzduit pe serverul Auto Klasen (chat.autoklasen.ro). Conversațiile sunt asistate de un sistem de inteligență artificială și, atunci când este necesar, preluate de un operator uman din echipa noastră.

• Pentru a genera răspunsurile automate, conținutul mesajelor pe care le transmiți în chat este prelucrat prin intermediul interfeței de programare (API) a OpenAI, furnizor cu sediul în Statele Unite ale Americii. OpenAI acționează în calitate de persoană împuternicită și nu utilizează aceste date pentru antrenarea propriilor modele atunci când sunt transmise prin API.
• Mesajele și datele de contact furnizate în chat sunt stocate pe serverul Auto Klasen pentru a asigura continuitatea conversației și preluarea de către un operator uman.
• Te rugăm să nu introduci în chat date sensibile (de exemplu CNP, date medicale, date de card) care nu sunt necesare pentru solicitarea ta. Pentru transmiterea documentelor cu date de identificare folosește canalele dedicate (formularele securizate sau e-mailul).

2. Comunicări comerciale și de marketing (newsletter)

Îți putem trimite informații despre serviciile pe care le oferim dacă ai solicitat acest lucru (de exemplu, prin abonarea la newsletter, disponibilă în subsolul site-ului) sau dacă ești deja clientul nostru și aceste informații îți pot fi de interes.

• Date personale: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon.
• Temei legal: consimțământul tău (Art. 6 alin. (1) lit. a GDPR); interesul legitim, dacă ești deja clientul nostru (Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR).
• Destinatari: furnizorul de procesare a formularului de abonare (Formspree), furnizori de servicii IT.
• Durata stocării: până când soliciți dezabonarea. Te poți dezabona oricând trimițând un e-mail la office@autoklasen.ro cu mențiunea „dezabonare".

3. Recrutare, selecție și evaluare a candidaților

Dacă dorești să te alături echipei Auto Klasen, ne poți contacta prin datele de contact sau prin formularul disponibil în pagina Cariere. Vom prelucra datele pe care ni le furnizezi pentru a evalua dacă profilul tău corespunde postului căutat.

• Date personale: nume și prenume, date de contact (e-mail și telefon), CV, certificări, competențe, experiență profesională și alte informații furnizate voluntar.
• Temei legal: demersuri precontractuale la cererea ta (Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR).
• Destinatari: furnizorul de procesare a formularului (Formspree), furnizori de servicii IT.
• Durata stocării: nu păstrăm datele candidaților mai vechi de 3 ani.

4. Încheierea contractelor și constituirea dosarelor de daună

Prelucrăm datele cu caracter personal din documentele transmise și informațiile necesare pentru încheierea și îndeplinirea contractelor (cesiune de creanță în cazul dosarelor de daună, mandat de reprezentare sau prestări servicii), precum și pentru a constitui și transmite dosarele de daună în urma accidentelor clienților noștri. Aceste date pot viza atât partea păgubită, cât și partea vinovată.

• Date personale: nume, prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, semnătură, copie CI, CNP, serie și număr act de identitate, date de identificare a vehiculelor, date de pe permisul de conducere, adresă de domiciliu.
• Temei legal: încheierea și executarea unui contract (Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR); interesul legitim al companiei de a constitui dosarul de daună al clientului, în cazul datelor părții vinovate (Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR).
• Destinatari: societățile de asigurare implicate, furnizori de servicii IT, autorități, dacă legea o impune.
• Durata stocării: nu păstrăm datele mai mult de 5 ani de la încetarea contractului, cu excepția documentelor supuse unor termene legale de păstrare (de exemplu, datele contabile).

5. Când interacționezi cu noi pe rețelele de socializare

Suntem prezenți pe Facebook, Instagram și YouTube. Ori de câte ori interacționezi cu noi prin conturile noastre din aceste platforme (comentarii, like, share, recenzii etc.), vom avea acces la datele publice disponibile pe profilul tău.

• Date personale: nume, imagine și orice alte informații accesibile public în profilul tău din rețelele de socializare sau comunicate voluntar de tine.
• Temei legal: demersuri precontractuale (Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR) sau interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor și de a te ține la curent cu noutățile Auto Klasen (Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR).
• Destinatari: platformele de social media (Meta Platforms — Facebook, Instagram; Google — YouTube), autorități, dacă legea o impune.
• Durata stocării: datele transmise prin rețelele de social media sunt stocate de acestea conform politicilor proprii.

6. Facilitarea unei navigări ușoare pe site-ul nostru

Când accesezi site-ul, colectăm date prin identificatori online (cookie-uri și IP), stocate în fișiere de jurnal. Folosim aceste informații pentru a adapta site-ul la nevoile utilizatorilor, pentru a diagnostica eventuale disfuncționalități, pentru securitatea site-ului și prevenirea fraudelor și pentru a analiza tendințele de navigare.

• Date personale: adresă IP, locația generală și tipul dispozitivului, istoricul de vizualizare, timestamp, tipul și versiunea browserului și a sistemului de operare, cookie ID.
• Temei legal: interesul nostru legitim pentru o navigare ușoară (Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR); cookie-urile neesențiale nu sunt utilizate fără consimțământul tău (Art. 6 alin. (1) lit. a GDPR), gestionat prin bannerul de consimțământ.
• Destinatari: furnizori de servicii IT, furnizorul bannerului de consimțământ (CookieYes), terți care plasează cookie-uri (Google), autorități, dacă legea o impune.
• Durata stocării: cookie-urile de sesiune se șterg la închiderea browserului, iar cele persistente au o durată raportată la scopul lor. Mai multe detalii în Politica de cookie-uri.

Prelucrarea Datelor prin Aplicația „Constatare Amiabilă Online"

Această secțiune descrie în detaliu modul în care prelucrăm datele tale atunci când folosești formularul de constatare amiabilă online disponibil la adresa www.autoklasen.ro/constatare-amiabila, destinat persoanelor implicate într-un eveniment rutier care doresc să transmită electronic datele necesare pentru înregistrarea și gestionarea dosarului de daună.

a) Categoriile de date colectate

Prin completarea formularului ne furnizezi în mod voluntar următoarele categorii de date cu caracter personal, atât despre tine cât și despre celălalt conducător auto implicat în accident:

• Date de identificare: nume, prenume, CNP, serie și număr act de identitate, adresă de domiciliu
• Date de contact: număr de telefon, adresă de e-mail
• Date despre vehicul: marcă, model, număr de înmatriculare, serie șasiu, an de fabricație, țara înmatriculării
• Date despre asigurare: denumirea asigurătorului, numărul poliței RCA, numărul Cărții Verzi, perioada de valabilitate, existența poliței CASCO, agentul de asigurare
• Date despre permisul de conducere: număr permis, categorie, autoritatea emitentă, perioada de valabilitate
• Date despre accident: data, ora, locul, descrierea împrejurărilor, pagube vizibile, schița accidentului, observații
• Date despre martori: nume, adresă, telefon (dacă sunt completate)

Datele despre permisul de conducere și polița de asigurare au caracter sensibil din perspectiva prevenirii fraudei și sunt tratate cu măsuri de securitate corespunzătoare.

b) Scopurile prelucrării

• Generarea formularului PDF de constatare amiabilă în format standard european
• Verificarea de către un consultant Klasen a corectitudinii și completitudinii formularului, pentru a preveni respingerea acestuia de către societățile de asigurare
• Contactarea ta pentru asistență la deschiderea dosarului de daună, dacă alegi să folosești serviciile Klasen
• Transmiterea documentelor către societatea de asigurare, la cererea ta și pentru deschiderea dosarului de daună
• Îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile activității de constatare daune auto

c) Temeiul legal al prelucrării

• Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR — executarea unui contract sau demersuri precontractuale la cererea ta (deschiderea dosarului de daună la Klasen)
• Art. 6 alin. (1) lit. a GDPR — consimțământul tău explicit, exprimat prin bifarea opțiunilor afișate înainte de generarea PDF-ului
• Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR — interesul nostru legitim de a verifica corectitudinea formularului și de a constitui dosarul de daună, inclusiv în privința datelor părții adverse
• Art. 6 alin. (1) lit. c GDPR — îndeplinirea obligațiilor legale, dacă este cazul

d) Datele celuilalt conducător auto implicat

Formularul de constatare amiabilă presupune, prin natura sa, completarea datelor ambilor conducători implicați în accident. Persoana care utilizează aplicația are obligația de a informa în prealabil celălalt conducător auto cu privire la introducerea datelor sale personale în formular și la transmiterea acestora către Klasen, conform art. 14 GDPR. Bifa de consimțământ afișată înainte de generarea PDF-ului confirmă această informare. Prin transmiterea formularului, confirmi că ai dreptul legal de a furniza aceste date și că informațiile transmise sunt corecte și complete.

e) Stocarea locală în browser (localStorage)

Pentru a-ți permite să revii și să continui completarea formularului, datele introduse sunt stocate temporar în browserul tău (în memoria locală — localStorage). Aceste date rămân exclusiv pe dispozitivul tău și nu sunt transmise către Klasen până în momentul în care apeși butonul „Descarcă Amiabila (PDF)". Poți șterge oricând aceste date locale folosind butonul „Șterge toate datele" din formular sau ștergând datele site-ului din setările browserului.

f) Sub-procesori și transmiterea datelor către terți

Pentru funcționarea serviciului, Klasen colaborează cu următorii furnizori care acționează în calitate de persoane împuternicite:

• Resend — furnizor de servicii de transmitere securizată a e-mailurilor, utilizat pentru a trimite PDF-ul completat către Klasen (adresa tehnică amiabila@autoklasen.ro) și către adresa ta de e-mail
• Hostico — furnizor de servicii de hosting pentru site-ul nostru
• Societățile de asigurare — în cazul în care alegi să deschizi un dosar de daună cu sprijinul nostru, datele relevante vor fi transmise asigurătorului implicat (Allianz-Țiriac, Groupama, Omniasig, Generali, Grawe, Asirom, Eazy Asigurări etc.)
• Autorități competente — în cazul unei solicitări legale (Poliția Rutieră, instanțe de judecată, autorități fiscale)

g) Durata stocării

• Datele transmise prin formular: sunt păstrate 5 ani de la data înregistrării formularului, cu excepția cazurilor în care obligații legale, pretenții sau litigii aflate în derulare impun o perioadă mai lungă de păstrare
• Datele din localStorage: rămân pe dispozitivul tău până le ștergi manual

h) Unde sunt stocate datele

Datele transmise prin formular sunt recepționate de Auto Klasen S.R.L. (adresa tehnică amiabila@autoklasen.ro), gestionate de responsabilul nostru cu protecția datelor (gdpr@autoklasen.ro) și stocate pe serverele furnizorului de hosting al website-ului, precum și pe serverele securizate ale Auto Klasen S.R.L.

Securitatea datelor tale

Auto Klasen S.R.L. acordă o atenție sporită protejării datelor tale și aplică măsurile tehnice și organizatorice adecvate pentru riscurile și categoriile de date protejate, în special împotriva partajării către persoane neautorizate, a accesului neautorizat, a prelucrării cu încălcarea legii, precum și împotriva modificării, pierderii, deteriorării sau distrugerii datelor. Solicităm și furnizorilor de servicii care au acces la datele tale să implementeze măsuri adecvate de securitate.

Cu toate acestea, nicio transmisie de date prin internet nu este garantată 100% sigură. Dacă suspectezi o încălcare a confidențialității datelor tale, te rugăm să ne contactezi imediat la adresa gdpr@autoklasen.ro.

După finalizarea perioadei de păstrare, datele tale vor fi șterse. În cazul în care considerăm că aceste date ne-ar putea ajuta la îmbunătățirea calității serviciilor, le vom utiliza doar după anonimizarea lor ireversibilă.

Link-uri către alte site-uri web

Nu suntem responsabili pentru practicile de confidențialitate ale altor site-uri web sau terțe părți. Te încurajăm să fii conștient când părăsești site-ul nostru și să citești politicile de confidențialitate ale fiecărui site care poate colecta informații personale.

Prelucrarea datelor persoanelor minore

Auto Klasen S.R.L. nu este destinat și nu colectează cu bună știință, prin intermediul site-ului, informații de la minori sub 18 ani. Dacă vom descoperi că un minor a folosit site-ul nostru fără aprobarea reprezentantului legal, vom șterge toate datele personale despre acesta.

Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii noștri de servicii își desfășoară activitatea în afara Spațiului Economic European („SEE"), în special în Statele Unite ale Americii. Printre aceștia se numără furnizorul de procesare a formularelor (Formspree), furnizorul de transmitere a e-mailurilor (Resend), furnizorul serviciului de inteligență artificială pentru chat (OpenAI), furnizorii de analiză și hărți (Google) și platformele de social media (Meta — Facebook, Instagram). Aceste țări pot avea reguli de protecție a datelor diferite de cele din Uniunea Europeană.

Atunci când legislația aplicabilă ne cere să ne asigurăm că un transfer internațional de date este guvernat de un mecanism de transfer, utilizăm unul sau mai multe dintre următoarele mecanisme: clauzele contractuale standard ale UE cu un destinatar din afara SEE sau verificarea faptului că destinatarul a implementat reguli corporatiste obligatorii. Ne asigurăm că partenerii noștri internaționali au adoptat măsuri suplimentare pentru a oferi un nivel de protecție echivalent cu cel garantat în Uniunea Europeană.

Care sunt drepturile tale?

Ca persoană vizată ai următoarele drepturi cu privire la datele tale cu caracter personal:

• Dreptul de retragere a consimțământului: dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage în orice moment și în mod gratuit, prin e-mail la gdpr@autoklasen.ro.
• Dreptul de acces: poți obține confirmarea că prelucrăm sau nu date care te privesc și o copie gratuită a acestora, precum și informații despre categoriile de date, scopuri, sursă și destinatari.
• Dreptul la rectificare: poți obține, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor inexacte care te privesc.
• Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat"): în situațiile în care datele nu mai sunt necesare, ți-ai retras consimțământul, te opui prelucrării sau datele au fost prelucrate ilegal — cu excepția cazurilor în care prelucrarea este necesară pentru o obligație legală sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: poți solicita restricționarea în cazurile prevăzute de lege (contești exactitatea datelor, prelucrarea este ilegală, nu mai avem nevoie de date dar le soliciți pentru un drept, sau te-ai opus prelucrării).
• Dreptul la portabilitatea datelor: poți primi datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și citibil automat sau poți solicita transferul lor direct către alt operator, acolo unde este posibil din punct de vedere tehnic.
• Dreptul de opoziție: te poți opune oricând prelucrării întemeiate pe interes legitim, din motive legate de situația ta particulară.
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere — Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), prin formularul online disponibil pe www.dataprotection.ro — și dreptul de a te adresa justiției.

Exercitarea drepturilor tale

Pentru a-ți exercita drepturile legale, te rugăm să contactezi responsabilul nostru cu protecția datelor, în scris, la adresa de e-mail gdpr@autoklasen.ro.